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Automatisierung für den Großhandel

Bestellungen schneller verarbeiten. Daten nur einmal pflegen.

AImentic verbindet Kundenbestellungen, Lieferanteninformationen, Warenwirtschaft und Abrechnung. Dokumente werden strukturiert, kundenspezifische Konditionen kontrolliert und Abweichungen gezielt vorgelegt, bevor sie Folgeprozesse erreichen.

Eigenen Prozess prüfen6 Automatisierungen ansehen
●Bestehende Systeme nutzen
●Kritische Schritte gibt der Mensch frei
●Nutzen vorher messbar machen

Prozesskonsole

Kundenbestellungen erfassen

mit Freigabe
01

Eingang

PDF, Excel, EDI, Kundenartikelnummer und ERP-Stamm

02

Automatisierung

Felder extrahieren, Artikel zuordnen und Abweichungen markieren

03

Prüfpunkt

Auftragsbearbeitung bestätigt Kondition, Menge und Termin.

04

Ergebnis

Ein vollständiger ERP-Auftragsentwurf

MessgrößeErfassungszeit und Korrekturen je Auftrag

Ausgangspunkt

Prozessautomatisierung im Großhandel beginnt beim realen Arbeitsablauf

Im Großhandel kommt dieselbe Bestellung auf fünf Wegen: per E-Mail, als PDF, per Fax, über ein Kundenportal oder als EDI-Nachricht. Dazu Preislisten von Lieferanten, die jedes Quartal in einem anderen Format eintreffen, und Rückfragen zu Lieferterminen, die in der Auftragsbearbeitung hängen bleiben. Die Arbeit ist nicht schwer, aber sie hört nie auf.

Automatisierung im Großhandel setzt dort an, wo Daten von außen hereinkommen und im ERP landen müssen. Bestellungen werden ausgelesen und als Auftragsentwurf angelegt, Lieferantenpreise abgeglichen, Kunden über den Stand informiert. Konditionen, Kreditlimits und Lieferzusagen bleiben in der Hand Ihrer Mitarbeitenden.

Prozessautomatisierung im Großhandel hilft, Bestellungen schneller zu verarbeiten und Daten nur einmal zu pflegen.

Papier-Illustration: Reihen von Papierkartons auf einer Palette aus der Vogelperspektive, ein Karton in Cyan
Aus der Auftragsbearbeitung

Ein Mittwoch zwischen Bestelleingang und Lieferschein

Großhandel lebt von Geschwindigkeit und sauberen Stammdaten. Vier Momente, die zeigen, wo heute doppelt gearbeitet wird.

  1. 07:30 Uhr

    Bestellungen in jedem Format

    Dreißig Bestellungen sind über Nacht eingegangen, die meisten als PDF oder im Mailtext. Kundennummer, Artikel, Mengen und Wunschtermin werden erkannt, Kundenartikelnummern den eigenen Artikeln zugeordnet und als Auftragsentwurf im ERP vorbereitet. Unbekannte Artikel oder auffällige Mengen gehen an die Sachbearbeitung.

  2. 10:00 Uhr

    Die neue Preisliste des Lieferanten

    Ein Lieferant schickt seine neuen Preise als Excel-Datei mit eigener Spaltenlogik. Die Änderungen werden mit den bestehenden Einkaufspreisen verglichen, auffällige Sprünge hervorgehoben und als Vorschlag für die Stammdatenpflege bereitgestellt. Übernommen wird erst nach Freigabe.

  3. 13:30 Uhr

    „Wann kommt meine Ware?“

    Der Kundenservice bekommt dieselbe Frage zwanzigmal am Tag. Mit Auftragsstatus, Lagerbestand und Lieferdatum liegt die Antwort als Entwurf bereit; bei Lieferverzug weist das System auf betroffene Aufträge hin, bevor der Kunde anruft.

  4. 16:00 Uhr

    Der Dreiwegeabgleich

    Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung werden automatisch miteinander abgeglichen. Stimmen Menge und Preis, ist die Rechnung zur Freigabe vorbereitet. Mehrmengen, Teillieferungen oder Preisabweichungen landen gesammelt bei der Buchhaltung.

Je nach Sortiment ein anderer Einstieg

Technischer Großhandel

Viele Artikel, viele Varianten, viele Rückfragen: Hier zahlen sich Artikelzuordnung und die Vorbereitung technischer Angebote am meisten aus.

Lebensmittel- und Getränkegroßhandel

Kurze Lieferfristen und häufige Bestellungen machen die schnelle Erfassung und die Lieferstatus-Information zum wichtigsten Baustein.

Produktionsverbindungshandel

Wer Industriekunden beliefert, arbeitet oft mit EDI, Rahmenverträgen und Abrufen. Entlastung bringt vor allem der Abgleich von Abrufen, Beständen und Rechnungen.

Lösungen vertiefen

Technische Bausteine für Großhandel

Die Branchenbeispiele für Großhandel kombinieren meist Prozessautomatisierung, individuelle Schnittstellen und klar begrenzte KI-Funktionen. Diese vier Einstiege erklären die Bausteine branchenübergreifend.

Zeitfresser im Großhandel

Wo heute Reibung und Kosten entstehen

Diese Engpässe sind im Großhandel oft besonders sichtbar. Sie zeigen, ob sich ein erster Automatisierungspilot sauber abgrenzen lässt.

01

Bestellung wird abgetippt

Kunden senden Positionen als PDF, Excel oder Freitext mit eigenen Artikelnummern.

Folge: Aufträge starten langsam und Zuordnungsfehler erreichen Lager oder Rechnung.

02

Preislisten ändern sich

Lieferantenpreise und Konditionen müssen in viele Artikel- und Kalkulationsfelder übertragen werden.

Folge: Veraltete Kosten gefährden Marge und Angebotsqualität.

03

Status erzeugt Rückfragen

Vertrieb und Kundenservice suchen Lieferstand in ERP, Lager und Lieferantennachrichten.

Folge: Kunden warten und mehrere Teams recherchieren denselben Vorgang.

6 konkrete Lösungen für Großhandel

Was sich im Großhandel sinnvoll automatisieren lässt

Jeder Anwendungsfall für Großhandel zeigt nicht nur die Technik, sondern auch den heutigen Aufwand, den kontrollierten Datenfluss, den menschlichen Prüfpunkt und eine messbare Zielgröße.

CASE 01

Kundenbestellungen erfassen

Heute

Positionen, Mengen und Termine werden aus Kundendokumenten in das ERP übertragen.

Eingang

PDF, Excel, EDI, Kundenartikelnummer und ERP-Stamm

Automatisierter Ablauf: Felder extrahieren, Artikel zuordnen und Abweichungen markieren.

Menschlicher Prüfpunkt: Auftragsbearbeitung bestätigt Kondition, Menge und Termin.

Kontrolliertes Ergebnis: Ein vollständiger ERP-Auftragsentwurf.

Messbar über: Erfassungszeit und Korrekturen je Auftrag
CASE 02

Lieferantenpreise aktualisieren

Heute

Preislisten werden manuell verglichen und Änderungen einzeln eingepflegt.

Eingang

Lieferantenliste, Artikelstamm, Einheit, Rabatt und Gültigkeit

Automatisierter Ablauf: Positionen zuordnen, Änderungen berechnen und Ausreißer markieren.

Menschlicher Prüfpunkt: Einkauf oder Stammdaten gibt jede Preisänderung frei.

Kontrolliertes Ergebnis: Ein geprüfter Änderungsstapel für das ERP.

Messbar über: Pflegezeit und veraltete Einkaufspreise
CASE 03

Angebote vorbereiten

Heute

Kundenspezifische Preise, Verfügbarkeit und Alternativen werden aus mehreren Ansichten gesammelt.

Eingang

Anfrage, Kundengruppe, Kondition, Bestand und Lieferzeit

Automatisierter Ablauf: Positionen zusammenführen und Angebotsentwurf mit Hinweisen erstellen.

Menschlicher Prüfpunkt: Vertrieb prüft Preis, Marge, Alternative und Zusage.

Kontrolliertes Ergebnis: Ein freigabefertiger B2B-Angebotsentwurf.

Messbar über: Antwortzeit auf Kundenanfragen
CASE 04

Bestände überwachen

Heute

Kritische Artikel werden über Mindestbestand oder persönliche Erfahrung verfolgt.

Eingang

Bestand, offene Aufträge, Bestellung, Lieferzeit und Absatz

Automatisierter Ablauf: Risiken priorisieren und Bestell- oder Umlagerungsvorschläge vorbereiten.

Menschlicher Prüfpunkt: Einkauf entscheidet über Menge und Lieferant.

Kontrolliertes Ergebnis: Eine begründete Dispositionsliste.

Messbar über: Fehlbestände und Expressbeschaffung
CASE 05

Dokumente abgleichen

Heute

Bestellung, Wareneingang, Lieferschein und Rechnung werden einzeln kontrolliert.

Eingang

Bestellung, Lieferschein, Wareneingang, Rechnung und Toleranz

Automatisierter Ablauf: Positionen zuordnen und Mengen- oder Preisdifferenzen markieren.

Menschlicher Prüfpunkt: Wareneingang oder Buchhaltung klärt jede Abweichung.

Kontrolliertes Ergebnis: Ein vorbereiteter Drei-Wege-Abgleich.

Messbar über: Prüfzeit und ungeklärte Differenzen
CASE 06

Kundenstatus bereitstellen

Heute

Service liest Informationen aus ERP, Lager und Lieferantennachrichten zusammen.

Eingang

Auftrag, Bestand, Versand, Rückstand und bestätigte Termine

Automatisierter Ablauf: aktuellen Stand bündeln und Antwortentwurf vorbereiten.

Menschlicher Prüfpunkt: Bei Abweichung bestätigt Vertrieb die verbindliche Aussage.

Kontrolliertes Ergebnis: Eine schnelle, konsistente Statusinformation.

Messbar über: Statusanfragen und Bearbeitungszeit

Vorher / Nachher

Technik im Hintergrund. Verantwortung sichtbar.

Für Großhandel bedeutet Automatisierung nicht, jede Entscheidung an Software abzugeben. Wiederkehrende Vorbereitung, Übertragung und Kontrolle werden verbunden; Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Einkauf, Lager, Kundenservice, Stammdaten und Buchhaltung erhalten einen vollständigen Vorgang und greifen dort ein, wo Erfahrung, Verantwortung oder persönlicher Kontakt erforderlich sind.

Heute

  • Ausgangslage im Großhandel – Kundenbestellungen erfassen: Positionen, Mengen und Termine werden aus Kundendokumenten in das ERP übertragen.
  • Ausgangslage im Großhandel – Lieferantenpreise aktualisieren: Preislisten werden manuell verglichen und Änderungen einzeln eingepflegt.
  • Ausgangslage im Großhandel – Angebote vorbereiten: Kundenspezifische Preise, Verfügbarkeit und Alternativen werden aus mehreren Ansichten gesammelt.

Zielablauf

  • Zielzustand im Großhandel – Kundenbestellungen erfassen: Ein vollständiger ERP-Auftragsentwurf
  • Zielzustand im Großhandel – Lieferantenpreise aktualisieren: Ein geprüfter Änderungsstapel für das ERP
  • Zielzustand im Großhandel – Angebote vorbereiten: Ein freigabefertiger B2B-Angebotsentwurf
Anbindungen

Vorhandene Systeme bleiben Teil der Lösung

Für Großhandel prüfen wir zuerst vorhandene Schnittstellen und Datenwege. Eine neue Oberfläche entsteht nur, wenn sie einen klaren Bedien- oder Prozessvorteil bietet.

SYS-01

Kernsystem

ERP, Warenwirtschaft, CRM

Für Großhandel soll die Anbindung Kunde, Artikel und Kondition sicher verbinden, ohne unnötige Parallelpflege einzuführen.

SYS-02

Ware

PIM, WMS, Scanner

Für Großhandel soll die Anbindung Produktdaten und Bestand aktuell nutzen, ohne unnötige Parallelpflege einzuführen.

SYS-03

Datenaustausch

EDI, Portale, E-Mail, PDF

Für Großhandel soll die Anbindung Kunden- und Lieferantendokumente strukturiert übernehmen, ohne unnötige Parallelpflege einzuführen.

SYS-04

Finanzen

Faktura, Buchhaltung, BI

Für Großhandel soll die Anbindung Marge, Dokumente und Kennzahlen kontrollieren, ohne unnötige Parallelpflege einzuführen.

Sicherheit & Grenzen

Automatisieren, ohne Verantwortung zu verwischen

Kundenkonditionen, Lieferantenpreise, Mandantenrollen, Zahlungsdaten und protokollierte Stammdatenänderungen werden bereits vor dem Pilot als Projektanforderungen aufgenommen. Dazu gehören die tatsächlich verwendeten Daten, der zulässige Zweck, Speicherorte, Schnittstellen, Löschfristen und der Kreis berechtigter Personen.

  • Berechtigungen passend zu Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Einkauf, Lager, Kundenservice, Stammdaten und Buchhaltung festlegen
  • Datenquellen, Verarbeitungsschritte und Freigaben für Großhandel protokollieren
  • Im Großhandel nur erforderliche Inhalte verarbeiten und Aufbewahrung begrenzen
  • Unsichere Fälle im Ablauf für Großhandel gezielt an Menschen eskalieren

Was bewusst beim Menschen bleibt

Preis-, Kredit-, Einkaufs- und Lieferzusage bleibt bei autorisierten Mitarbeitenden. Automatisierung bereitet Daten und Ausnahmen vor, ohne still Konditionen zu verändern.

Das konkrete Datenschutz-, Berechtigungs-, Hosting- und Protokollierungskonzept wird für den tatsächlichen Prozess bei Großhandel geprüft. Es gibt keine pauschale technische oder rechtliche Freigabe ohne diese Projektklärung.

Transparente Rechnung

Was könnte ein automatisierter Ablauf im Großhandel freisetzen?

Tragen Sie für Großhandel Ihre echten Mengen und Zeiten ein. Die Rechnung bewertet nur das theoretische Zeit- und Kapazitätspotenzial; Investition, Betrieb und Einführungsaufwand werden in einem Projekt separat betrachtet.

Ihre Modellrechnung

Zeitpotenzial selbst berechnen

Passen Sie die Werte an einen realen Ablauf im Großhandel an. Der Zielwert sollte eine menschliche Prüfung bereits enthalten.

Freie Kapazität / Monat

90,7 Std.

Zeitanteil reduziert

67 %

Kapazität / Jahr

1.088 Std.

Rechnerischer Wert / Monat

4.443 €

Unverbindliches Szenario für im Großhandel, keine Einspargarantie. Tatsächlicher Nutzen hängt unter anderem von Fallmix, Datenqualität, Schnittstellen, Ausnahmen, Einführung und Akzeptanz im Team ab. Frei werdende Zeit ist nicht automatisch eine direkte Kostensenkung, kann aber Kapazität und Reaktionsgeschwindigkeit erhöhen.

Vorgehen

Vom Engpass zum kontrollierten Pilot für Großhandel

Der Einstieg im Großhandel bleibt bewusst klein. Erst wenn der Prozess mit echten Fällen funktioniert und messbar entlastet, wird er erweitert.

  1. 01

    Realen Vorgang aufnehmen

    Gemeinsam mit Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Einkauf, Lager, Kundenservice, Stammdaten und Buchhaltung verfolgen wir einen typischen Fall vom Eingang bis zum Ergebnis und messen Wartezeit, Handarbeit und Rückfragen.

  2. 02

    Daten und Grenzen klären

    Wir bewerten die benötigten Informationen und Schnittstellen zu ERP, Warenwirtschaft, PIM, Lagerverwaltung, EDI, Kundenportal, CRM und Buchhaltung. Verantwortungen, Ausnahmen und menschliche Freigaben werden schriftlich festgelegt.

  3. 03

    Pilot mit echten Fällen testen

    Ein häufiger Vorgang im Großhandel wird klar begrenzt umgesetzt. Neben Normalfällen testen wir unvollständige Angaben, Sonderfälle und die sichere Rückgabe an Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Einkauf, Lager, Kundenservice, Stammdaten und Buchhaltung.

  4. 04

    Wirkung prüfen und ausbauen

    Für Großhandel vergleichen wir Zeit je Vorgang, Durchlaufzeit, Korrekturen und Akzeptanz mit dem Ausgangswert. Erst danach folgt die Entscheidung über weitere Abläufe.

Häufige Fragen

Antworten zur Automatisierung im Großhandel

Diese Fragen helfen, Nutzen, technische Voraussetzungen und Grenzen für Großhandel realistisch einzuordnen.

Wie gehen Sie mit EDI und unterschiedlichen Bestellformaten um?

EDI-Nachrichten sind bereits strukturiert und werden direkt verarbeitet. Bestellungen als PDF, Excel oder Mailtext werden ausgelesen und in dasselbe Format gebracht, sodass im ERP am Ende jeder Auftrag gleich aussieht.

Ändert das System Preise oder Konditionen selbstständig?

Nein. Preisänderungen von Lieferanten werden als Vorschlag mit hervorgehobenen Abweichungen vorbereitet. Kundenkonditionen, Rabatte und Kreditlimits bleiben unverändert, bis ein berechtigter Mitarbeitender sie freigibt.

Hilft das auch bei der E-Rechnung?

Ja. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand folgt schrittweise. Eingehende E-Rechnungen lassen sich direkt gegen Bestellung und Wareneingang prüfen; wo Ihr ERP selbst E-Rechnungen erzeugt, schließen wir daran an.

Müssen wir unser ERP ersetzen?

Nein. Wir arbeiten mit den Importen und Schnittstellen, die Ihr ERP bietet. Eine eigene Oberfläche entsteht nur dort, wo Mitarbeitende Vorschläge prüfen und freigeben.

Was ist ein sinnvoller erster Schritt?

Fast immer die Erfassung eingehender Bestellungen. Sie ist häufig, gut messbar und spart sofort spürbar Zeit in der Auftragsbearbeitung.

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Nächster Schritt

Welche Bestellung durchläuft heute noch mehrere Hände?

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