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Automatisierung für Kanzleien

Weniger Aktenroutine. Mehr Zeit für qualifizierte Beratung.

AImentic unterstützt administrative und vorbereitende Kanzleiprozesse mit klaren Quellen, Rollen und Freigaben – die Aktenroutine wird kürzer, die qualifizierte Beratung bekommt Raum. Rechts- und Steuerberatung, Fristentscheidung, Subsumtion und verbindliche Erklärung werden nicht automatisiert, sondern bleiben bei Berufsträgern.

Eigenen Prozess prüfen6 Automatisierungen ansehen
●Bestehende Systeme nutzen
●Kritische Schritte gibt der Mensch frei
●Nutzen vorher messbar machen

Prozesskonsole

Mandatsanfragen strukturieren

mit Freigabe
01

Eingang

Anfrage, Dokumente, Kontaktdaten und definierte Aufnahmefelder

02

Automatisierung

Angaben extrahieren, Beteiligte erkennen und fehlende Unterlagen markieren

03

Prüfpunkt

Kanzlei prüft Interessenkonflikt, Annahme und fachliche Einordnung.

04

Ergebnis

Ein vollständiger Aufnahmevorgang ohne Mandatsentscheidung

MessgrößeVorbereitungszeit je Anfrage

Ausgangspunkt

Kanzleiprozesse automatisieren beginnt beim realen Arbeitsablauf

In Kanzleien und Steuerberatungen ist Zeit buchstäblich das Produkt – und ein großer Teil davon fließt in Arbeit, die keine Berufsträgerin und kein Berufsträger machen müsste. Belege fehlen und werden nachgefordert, Eingänge über beA oder beSt müssen der richtigen Akte zugeordnet werden, Mandanten fragen nach dem Stand. Fachkräfte sind knapp, und genau sie sitzen an dieser Routine.

Automatisierung in der Kanzlei bereitet vor, ordnet zu und erinnert. Sie schafft keine Rechts- oder Steuerberatung, setzt keine Frist verbindlich fest und versendet keine Erklärung. Was sie liefert, ist eine aufgeräumte Grundlage: vollständige Unterlagen, zugeordnete Eingänge und Entwürfe, die als Entwürfe gekennzeichnet sind.

Kanzleiprozesse automatisieren reduziert Aktenroutine und schafft mehr Zeit für qualifizierte Beratung.

Papier-Illustration: drei Dokumentenstapel aus Papier mit hervorstehenden Registerreitern, ein Reiter in Cyan
Aus dem Kanzleialltag

Ein Dienstag zwischen Posteingang und Fristenkontrolle

Ob Rechtsanwaltskanzlei oder Steuerberatung: Der Tag beginnt mit Eingängen und endet mit Fristen. Vier Momente, an denen qualifizierte Zeit verloren geht.

  1. 08:00 Uhr

    Der elektronische Posteingang

    Über Nacht sind Schreiben über das besondere elektronische Postfach, per E-Mail und über das Mandantenportal eingegangen. Jedes Dokument bekommt einen Vorschlag für Akte, Dokumenttyp und Bearbeiter; mögliche Fristrelevanz ist markiert. Die Zuordnung bestätigt die Assistenz, die Frist berechnet und notiert die Fristenstelle – wie bisher, nur ohne vorheriges Suchen.

  2. 10:30 Uhr

    Die Belege, die immer fehlen

    Für die Finanzbuchhaltung eines Mandanten fehlen noch Belege zu mehreren Kontobewegungen. Statt einer Liste von Hand liegt eine freundliche, konkrete Nachforderung bereit: welche Buchung, welcher Betrag, welches Datum. Die Sachbearbeitung prüft sie und schickt sie ab.

  3. 14:00 Uhr

    Die neue Mandatsanfrage

    Eine Anfrage beschreibt einen Sachverhalt über zwei Seiten und hängt fünf Dokumente an. Beteiligte, Thema und Unterlagen werden strukturiert erfasst, damit die Konfliktprüfung schnell beginnen kann. Ob das Mandat angenommen wird, entscheidet die Kanzlei.

  4. 16:30 Uhr

    Die Frage nach dem Stand

    Ein Mandant möchte wissen, wie weit seine Steuererklärung ist. Status und offene Unterlagen aus dem Vorgang ergeben einen kurzen Antwortentwurf. Was fachlich gesagt wird, bestimmt die zuständige Person – die Statusabfrage selbst kostet keine fünf Minuten mehr.

Rechtsberatung und Steuerberatung starten unterschiedlich

Rechtsanwaltskanzlei

Hier stehen Posteingang, Aktenzuordnung und die Vorbereitung der Fristenkontrolle im Mittelpunkt – mit klarer Grenze vor jeder rechtlichen Bewertung.

Steuerberatung

Belegvollständigkeit, Mandantenkommunikation und die Vorbereitung wiederkehrender Arbeiten wie der laufenden Buchhaltung bieten den schnellsten Einstieg.

Gemischte und größere Kanzleien

Mit mehreren Standorten oder Berufsgruppen wird die Wissenssuche über Akten, Vorlagen und interne Hinweise mit Quellenangabe besonders wertvoll.

Lösungen vertiefen

Technische Bausteine für Kanzleien

Die Branchenbeispiele für Kanzleien & Steuerberatung kombinieren meist Prozessautomatisierung, individuelle Schnittstellen und klar begrenzte KI-Funktionen. Diese vier Einstiege erklären die Bausteine branchenübergreifend.

Zeitfresser in Kanzleien und Steuerberatung

Wo heute Reibung und Kosten entstehen

Diese Engpässe sind in Kanzleien und Steuerberatung oft besonders sichtbar. Sie zeigen, ob sich ein erster Automatisierungspilot sauber abgrenzen lässt.

01

Mandatsanfrage ohne Struktur

Sachverhalt, Beteiligte und Unterlagen kommen als Freitext und Anhänge.

Folge: Vor einer fachlichen Prüfung entsteht viel administrative Sortierarbeit.

02

Dokumente in großen Mengen

Schreiben, Verträge und Belege müssen Akte, Vorgang und Bearbeiter zugeordnet werden.

Folge: Qualifizierte Mitarbeitende verbringen Zeit mit Ablage und Suche.

03

Fristen verlangen Doppelkontrolle

Eingänge und Fristinformationen werden über mehrere Schritte in Kalender und Akte übertragen.

Folge: Manuelle Routine ist notwendig, aber fehleranfällig und zeitkritisch.

6 konkrete Lösungen für Kanzleien

Was sich in Kanzleien und Steuerberatung sinnvoll automatisieren lässt

Jeder Anwendungsfall für Kanzleien & Steuerberatung zeigt nicht nur die Technik, sondern auch den heutigen Aufwand, den kontrollierten Datenfluss, den menschlichen Prüfpunkt und eine messbare Zielgröße.

CASE 01

Mandatsanfragen strukturieren

Heute

Assistenz liest Nachricht und Anhänge und erfasst Beteiligte sowie Themen manuell.

Eingang

Anfrage, Dokumente, Kontaktdaten und definierte Aufnahmefelder

Automatisierter Ablauf: Angaben extrahieren, Beteiligte erkennen und fehlende Unterlagen markieren.

Menschlicher Prüfpunkt: Kanzlei prüft Interessenkonflikt, Annahme und fachliche Einordnung.

Kontrolliertes Ergebnis: Ein vollständiger Aufnahmevorgang ohne Mandatsentscheidung.

Messbar über: Vorbereitungszeit je Anfrage
CASE 02

Dokumente Akten zuordnen

Heute

Eingänge werden geöffnet, benannt und anhand von Aktenzeichen manuell abgelegt.

Eingang

Dokument, sicherer Absender, Aktenstamm, Betreff und Referenz

Automatisierter Ablauf: Dokumenttyp und möglichen Aktenbezug mit Quelle vorschlagen.

Menschlicher Prüfpunkt: Autorisierte Mitarbeitende bestätigen Zuordnung und Vertraulichkeit.

Kontrolliertes Ergebnis: Ein nachvollziehbar ergänzter Aktenvorgang.

Messbar über: Ablagezeit und Fehlzuordnungen
CASE 03

Fristerfassung vorbereiten

Heute

Fristrelevante Angaben werden aus Eingängen gelesen und doppelt in Kalender eingetragen.

Eingang

Dokument, Zustellung, Akte, veröffentlichte Regel und Kalender

Automatisierter Ablauf: mögliche Fristrelevanz und Angaben markieren, ohne Frist verbindlich festzulegen.

Menschlicher Prüfpunkt: Berufsträger oder Fristenstelle berechnet, kontrolliert und bestätigt.

Kontrolliertes Ergebnis: Ein priorisierter Prüfhinweis für die Fristenkontrolle.

Messbar über: manuelle Vorprüfung und Korrekturen
CASE 04

Aktenwissen mit Quellen suchen

Heute

Sachbearbeitung durchsucht Schriftsätze, Verträge und Notizen einzeln.

Eingang

freigegebene Akte, Dokumente, Korrespondenz und Suchfrage

Automatisierter Ablauf: Fundstellen identifizieren und sachliche Zusammenfassung mit Zitaten erzeugen.

Menschlicher Prüfpunkt: Berufsträger prüft Vollständigkeit, Relevanz und rechtliche Bedeutung.

Kontrolliertes Ergebnis: Eine quellengebundene Arbeitsgrundlage.

Messbar über: Recherchezeit je Akte
CASE 05

Entwürfe administrativ vorbereiten

Heute

Stammdaten, Sachverhaltsangaben und Vorlagen werden in neue Dokumente kopiert.

Eingang

freigegebene Aktenangaben, Vorlage, Adressat und formale Vorgabe

Automatisierter Ablauf: Daten einsetzen und einen klar gekennzeichneten Arbeitsentwurf erstellen.

Menschlicher Prüfpunkt: Berufsträger verantwortet Rechts- oder Steuerinhalt und gibt frei.

Kontrolliertes Ergebnis: Ein formaler Entwurf statt eines leeren Dokuments.

Messbar über: Vorbereitungszeit und formale Korrekturen
CASE 06

Leistungen abrechenbar zuordnen

Heute

Zeiten und Tätigkeiten werden nachträglich aus Akte und Kalender rekonstruiert.

Eingang

Zeit, Tätigkeit, Akte, Vereinbarung und Leistungsnachweis

Automatisierter Ablauf: Einträge zuordnen und fehlende oder widersprüchliche Angaben markieren.

Menschlicher Prüfpunkt: Sachbearbeitung und Berufsträger prüfen Abrechnungsgrundlage.

Kontrolliertes Ergebnis: Eine vollständige Klärliste für die Faktura.

Messbar über: Tage bis zur Rechnungsstellung

Vorher / Nachher

Technik im Hintergrund. Verantwortung sichtbar.

Für Kanzleien & Steuerberatung bedeutet Automatisierung nicht, jede Entscheidung an Software abzugeben. Wiederkehrende Vorbereitung, Übertragung und Kontrolle werden verbunden; Berufsträger, Sachbearbeitung, Assistenz, Sekretariat, Fristenkontrolle, Abrechnung, IT und Datenschutz erhalten einen vollständigen Vorgang und greifen dort ein, wo Erfahrung, Verantwortung oder persönlicher Kontakt erforderlich sind.

Heute

  • Ausgangslage in Kanzleien und Steuerberatung – Mandatsanfragen strukturieren: Assistenz liest Nachricht und Anhänge und erfasst Beteiligte sowie Themen manuell.
  • Ausgangslage in Kanzleien und Steuerberatung – Dokumente Akten zuordnen: Eingänge werden geöffnet, benannt und anhand von Aktenzeichen manuell abgelegt.
  • Ausgangslage in Kanzleien und Steuerberatung – Fristerfassung vorbereiten: Fristrelevante Angaben werden aus Eingängen gelesen und doppelt in Kalender eingetragen.

Zielablauf

  • Zielzustand in Kanzleien und Steuerberatung – Mandatsanfragen strukturieren: Ein vollständiger Aufnahmevorgang ohne Mandatsentscheidung
  • Zielzustand in Kanzleien und Steuerberatung – Dokumente Akten zuordnen: Ein nachvollziehbar ergänzter Aktenvorgang
  • Zielzustand in Kanzleien und Steuerberatung – Fristerfassung vorbereiten: Ein priorisierter Prüfhinweis für die Fristenkontrolle
Anbindungen

Vorhandene Systeme bleiben Teil der Lösung

Für Kanzleien & Steuerberatung prüfen wir zuerst vorhandene Schnittstellen und Datenwege. Eine neue Oberfläche entsteht nur, wenn sie einen klaren Bedien- oder Prozessvorteil bietet.

SYS-01

Kanzlei

Kanzleisoftware, DMS, Akte

Für Kanzleien soll die Anbindung Mandat, Dokument und Aufgabe kontrolliert verbinden, ohne unnötige Parallelpflege einzuführen.

SYS-02

Sichere Kommunikation

beA, Portale, verschlüsselte Kanäle

Für Kanzleien soll die Anbindung Eingänge mit Herkunft und Zeitbezug übernehmen, ohne unnötige Parallelpflege einzuführen.

SYS-03

Fristen & Arbeit

Kalender, Aufgaben, Zeiterfassung

Für Kanzleien soll die Anbindung Prüfungen und Leistungsnachweise sichtbar machen, ohne unnötige Parallelpflege einzuführen.

SYS-04

Steuer & Finanzen

DATEV, Buchhaltung, Faktura

Für Kanzleien soll die Anbindung freigegebene Daten und Abrechnung vorbereiten, ohne unnötige Parallelpflege einzuführen.

Sicherheit & Grenzen

Automatisieren, ohne Verantwortung zu verwischen

Berufsgeheimnis, Mandantentrennung, Interessenkonflikte, sichere Kommunikation, Rollen, Aktenprotokoll, Löschung und projektspezifischer Modellbetrieb werden bereits vor dem Pilot als Projektanforderungen aufgenommen. Dazu gehören die tatsächlich verwendeten Daten, der zulässige Zweck, Speicherorte, Schnittstellen, Löschfristen und der Kreis berechtigter Personen.

  • Berechtigungen passend zu Berufsträger, Sachbearbeitung, Assistenz, Sekretariat, Fristenkontrolle, Abrechnung, IT und Datenschutz festlegen
  • Datenquellen, Verarbeitungsschritte und Freigaben für Kanzleien & Steuerberatung protokollieren
  • In Kanzleien und Steuerberatung nur erforderliche Inhalte verarbeiten und Aufbewahrung begrenzen
  • Unsichere Fälle im Ablauf für Kanzleien & Steuerberatung gezielt an Menschen eskalieren

Was bewusst beim Menschen bleibt

Keine Rechts-, Steuer-, Mandatsannahme-, Frist-, Subsumtions- oder Haftungsentscheidung wird automatisiert. Berufsträger prüfen Quellen, Inhalt, Frist und jede verbindliche Erklärung persönlich.

Das konkrete Datenschutz-, Berechtigungs-, Hosting- und Protokollierungskonzept wird für den tatsächlichen Prozess bei Kanzleien & Steuerberatung geprüft. Es gibt keine pauschale technische oder rechtliche Freigabe ohne diese Projektklärung.

Transparente Rechnung

Was könnte ein automatisierter Ablauf in Kanzleien und Steuerberatung freisetzen?

Tragen Sie für Kanzleien & Steuerberatung Ihre echten Mengen und Zeiten ein. Die Rechnung bewertet nur das theoretische Zeit- und Kapazitätspotenzial; Investition, Betrieb und Einführungsaufwand werden in einem Projekt separat betrachtet.

Ihre Modellrechnung

Zeitpotenzial selbst berechnen

Passen Sie die Werte an einen realen Ablauf in Kanzleien und Steuerberatung an. Der Zielwert sollte eine menschliche Prüfung bereits enthalten.

Freie Kapazität / Monat

49,5 Std.

Zeitanteil reduziert

60 %

Kapazität / Jahr

594 Std.

Rechnerischer Wert / Monat

4.356 €

Unverbindliches Szenario für in Kanzleien und Steuerberatung, keine Einspargarantie. Tatsächlicher Nutzen hängt unter anderem von Fallmix, Datenqualität, Schnittstellen, Ausnahmen, Einführung und Akzeptanz im Team ab. Frei werdende Zeit ist nicht automatisch eine direkte Kostensenkung, kann aber Kapazität und Reaktionsgeschwindigkeit erhöhen.

Vorgehen

Vom Engpass zum kontrollierten Pilot für Kanzleien

Der Einstieg in Kanzleien und Steuerberatung bleibt bewusst klein. Erst wenn der Prozess mit echten Fällen funktioniert und messbar entlastet, wird er erweitert.

  1. 01

    Realen Vorgang aufnehmen

    Gemeinsam mit Berufsträger, Sachbearbeitung, Assistenz, Sekretariat, Fristenkontrolle, Abrechnung, IT und Datenschutz verfolgen wir einen typischen Fall vom Eingang bis zum Ergebnis und messen Wartezeit, Handarbeit und Rückfragen.

  2. 02

    Daten und Grenzen klären

    Wir bewerten die benötigten Informationen und Schnittstellen zu Kanzleisoftware, DMS, beA oder sichere Kommunikation, DATEV, CRM, Fristenkalender und Zeiterfassung. Verantwortungen, Ausnahmen und menschliche Freigaben werden schriftlich festgelegt.

  3. 03

    Pilot mit echten Fällen testen

    Ein häufiger Vorgang in Kanzleien und Steuerberatung wird klar begrenzt umgesetzt. Neben Normalfällen testen wir unvollständige Angaben, Sonderfälle und die sichere Rückgabe an Berufsträger, Sachbearbeitung, Assistenz, Sekretariat, Fristenkontrolle, Abrechnung, IT und Datenschutz.

  4. 04

    Wirkung prüfen und ausbauen

    Für Kanzleien & Steuerberatung vergleichen wir Zeit je Vorgang, Durchlaufzeit, Korrekturen und Akzeptanz mit dem Ausgangswert. Erst danach folgt die Entscheidung über weitere Abläufe.

Häufige Fragen

Antworten zur Automatisierung in Kanzleien und Steuerberatung

Diese Fragen helfen, Nutzen, technische Voraussetzungen und Grenzen für Kanzleien realistisch einzuordnen.

Wie wird das Berufsgeheimnis gewahrt?

Durch einen Betrieb, der zu Ihren berufsrechtlichen Anforderungen passt: Verarbeitung auf Servern in der EU, Verträge zur Auftragsverarbeitung, strikte Rollen und Protokollierung. Bei Bedarf läuft das Modell in einer abgeschotteten Umgebung. Die konkreten Anforderungen klären wir vor dem Start mit Ihnen.

Setzt das System Fristen fest?

Nein. Es markiert Eingänge mit möglicher Fristrelevanz und übernimmt Angaben wie das Zustelldatum als Hinweis. Berechnung, Eintragung und Kontrolle der Frist bleiben bei der Fristenstelle und den Berufsträgern.

Funktioniert das mit DATEV und unserer Kanzleisoftware?

Wir arbeiten mit den Schnittstellen und Exporten, die Ihre Systeme bieten, und ersetzen nichts. Welche Wege bei Ihrer Software offenstehen, prüfen wir vorab anhand der Dokumentation.

Werden Schriftsätze oder Steuererklärungen automatisch erstellt?

Es entstehen höchstens formale Arbeitsentwürfe mit eingesetzten Stammdaten, klar als Entwurf gekennzeichnet. Rechtlicher und steuerlicher Inhalt sowie jede Unterschrift und jeder Versand liegen bei den Berufsträgern.

Was ist ein typischer erster Ablauf?

In Steuerberatungen oft die Nachforderung fehlender Belege, in Rechtsanwaltskanzleien die Zuordnung des Posteingangs. Beide sind häufig, gut messbar und berühren keine fachliche Entscheidung.

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Die KI-Beratung ordnet Ihre Ansatzpunkte, bevor ein Projekt startet – in drei festen Stufen mit klar beschriebenem Ergebnis.

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Nächster Schritt

Welche Aktenroutine bindet qualifizierte Kanzleizeit?

Wir prüfen einen administrativen Dokumenten- oder Übergabeprozess und definieren gemeinsam mit Berufsträgern, IT und Datenschutz die zwingenden Kontrollgrenzen.

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